Review : Essentials of Health Information Management Principles and Practices 2nd Edition

Mengelola informasi kesehatan adalah salah satu fungsi penting profesional kesehatan terpadu (misalnya  administrator informasi kesehatan dan teknisi, asisten medis, administrator kantor medis, transcriptionists medis, dan sebagainya). Profesional kesehatan terpadu membutuhkan instruksi menyeluruh dalam semua aspek dari manajemen informasi kesehatan, termasuk sistem penyediaan pelayanan kesehatan, profesi manajemen informasi kesehatan, pengaturan perawatan kesehatan, catatan pasien (akut, rawat jalan, dan pengaturan perawatan alternatif) termasuk catatan kesehatan elektronik (EHR), isi catatan pasien (standar dan peraturan), penomoran dan sistem pengisian, ruang penyimpanan dan sirkulasi, indeks, register, pengumpulan data kesehatan, aspek-aspek hukum, dan pengkodean. Essentials of Health Information Management, memberikan informasi yang diperlukan dengan jelas dan komprehensif.

Pada BAB 8 mengenai Pengumpulan Indeks, Register dan Data Kesehatan, Indeks dan register (atau daftar) memungkinkan informasi kesehatan tetap dikelola dan memperoleh kembali fasilitas perawatan kesahatan kesehatan untuk tujuan pendidikan, perencanaan, penelitian, dan sebagainya. Menurut The American Heritage Dictionary of the English Language, indeks  berfungsi untuk memandu, menunjukkan , atau sebaliknya memfasilitasi referensi, terutama daftar alfabet untuk nama, tempat, dan mempermudah mencari halaman untuk setiap item yang sedang dicari.

Dalam perawatan kesehatan, Master patient index dikelola, sehingga memungkinkan untuk memperoleh informasi demografis pasien dan jumlah catatan medis sehingga catatan pasien dapat diperoleh.


Menurut The American Heritage Dictionary of the English Language, register adalah pengelolaan catatan formal atau resmi untuk item, nama, atau tindakan. Fasilitas perawatan kesehatan juga mengelola buku catatan untuk mencatat izin masuk, kelahiran, kematian, operasi, dan peristiwa lain. Buku catatan merupakan pengorganisiran pada urutan kronologis, memuat data pasien, dan digunakan untuk referensi atau tujuan pengendalian.

Registry adalah sistem yang terorganisir untuk pengumpulan, penyimpanan, pencarian, analisis, dan penyebaran informasi mengenai individu yang memiliki penyakit tertentu, suatu kondisi (misalnya, faktor risiko) dimana predisposisi mereka menyebabkan peristiwa yang mempengaruhi kesehatan, atau paparan zat sebelumnya yang menyebabkan efek kesehatan yang buruk (misalnya, buku catatan resmi, seperti daftar kematian).

Indeks dan register dapat berjalan secara otomatis atau manual. indeks dan register yang terotomatisasi menggunakan komputer memungkinkan informasi  akan dengan mudah dan cepat didapat untuk perencanaan administrasi, pengumpulan data, manajemen perawatan pasien, kualitas perawatan pasien dan mempelajari penyakit serta dampaknya untuk mereka. Indeks dan register yang berjalan secara manual memerlukan tangan untuk mencari data pada buku induk atau buku harian, sehingga mengakibatkan proses pencarian informasi penting menjadi rumit.

Fasilitas perawatan kesehatan umumnya menyimpan indeks berikut:

• Master Patient Index (MPI)
• Indeks Penyakit
• Indeks prosedur
• Indeks dokter

Indeks pasien induk (MPI), kadang-kadang disebut indeks personal induk (MPI), menghubungkan nomor catatan medis pasien dengan identifikasi data umum pasien (misalnya, nama lengkap pasien, tanggal lahir, jenis kelamin, nama ibu dan nomor jaminan sosial). Dengan demikian, MPI dipertahankan secara permanen karena berfungsi sebagai “kunci” untuk menemukan catatan pasien. Hal ini dapat berjalan secara otomatis atau manual.

MPI yang terotomatisasi di komputer terdiri dari database identifikasi data tentang pasien yang telah menerima pelayanan kesehatan dari sebuah penyedia fasilitas pelayanan kesehatan. Sistem masuk/keluar/transfer (ADT) digunakan untuk memasukkan informasi pendaftaran pasien, yang menghasilkan penciptaan database MPI yang terotomatisasi pada komputer sehingga memungkinkan untuk penyimpanan dan pencarian informasi. Perangkat lunak ADT memiliki kemampuan untuk menghasilkan laporan standar untuk keperluan administrasi dan departemen, termasuk:

• Catatan masuk atau pendaftaran (daftar pasien masuk)
• Laporan pemanfaatan bed (fasilitas tingkat hunian)
• Laporan biaya saat ini (perkiraan biaya yang diterima)
• Ringkasan sensus harian (saat pasien masuk)
• Catatan pengeluaran harian atau pendaftaran (daftar pasien keluar atau dipindahkan ke fasilitas lainnya)
• Profil pasien (berdasarkan demografi pasien, diagnosis/prosedur, dan sebagainya)
• Laporan transfer (pasien ditransfer ke unit dalam fasilitas)
• Laporan pengguna tetap (didasarkan pada kriteria pengguna tetap)

Indeks Penyakit, prosedur, dan dokter berisi ringkasan data dari catatan pasien dan dimasukkan ke dalam database komputer dari masing-masing indeks yang dihasilkan. Indeks penyakit dikelompokkan menurut kode penyakit ICD-9-CM. Indeks prosedur diatur menurut ICD-9-CM dan/atau kode prosedur/jasa CPT/HCPCS. Indeks dokter dikelompokkan menurut angka-angka yang diberikan oleh fasilitas penyedia pelayanan kesehatan kepada dokter yang merawat pasien masuk dan pasien keluar. Unsur-unsur yang secara rutin dimasukkan ke dalam database meliputi:

• Informasi demografis (usia, etnis, jenis kelamin, penerimaan pasien masuk/keluar atau tanggal pengobatan pasien luar, dan kode pos)
• Informasi keuangan (jenis pembayar pihak ketiga dan total biaya)
• Informasi medis (kehadiran dokter, konsultan dan/dokter, dokter bedah, klasifikasi layanan medis (misalnya, kebidanan), penyakit dan/atau prosedur/ kode layanan, tanggal operasi dan tipe anestesi)

Register dan daftar berisi informasi tentang penyakit (misalnya, kanker) atau peristiwa (misalnya, kelahiran) dan dikelola oleh fasilitas perawatan kesehatan individu, federal dan badan-badan pemerintah (misalnya, DOH, penegak hukum setempat), dan organisasi-organisasi swasta (misalnya, Asosiasi Rumah Sakit di Amerika).

Daftar pasien masuk biasanya dikelola oleh unit pemasukan, dan dikelompokkan berdasarkan tanggal masuk; isi termasuk nama pasien, nomor pasien, dokter yg merawat, tanggal masuk, diagnosis masuk dan nomor kamar. Daftar pasien keluar biasanya dikelola oleh Departemen informasi kesehatan, dan disusun menurut tanggal keluar; isi termasuk nama pasien, nomor pasien, dokter yg merawat, tanggal masuk, tanggal keluar, disposisi, dan bentuk pelayanan (misalnya, medis, bedah, Obstreti dan seterusnya). Daftar pasien keluar digunakan oleh Departemen informasi kesehatan untuk memperhitungkan catatan pasien keluar pada tanggal tertentu untuk memastikan bahwa semua telah diproses (dikumpulkan, dianalisis, pengkodean dan diringkas). Daftar kematian biasanya dikelola oleh Departemen informasi kesehatan, dan disusun menurut tanggal kematian; isi termasuk nama pasien, nomor pasien, dokter yg merawat, tanggal penerimaan, tanggal kematian dan lain sebagainya).

Register dan pendaftar mewakili sumber data sekunder mengenai informasi pasien, fasilitas yang diberikan, penyedia layanan kesehatan, dan petugas kesehatan masyarakat yang memerlukan  informasi untuk menilai dan memantau kesehatan suatu populasi.

Karakteristik yang membedakan pendaftar dari sumber data lain antara lain:

• Fokus pada penyakit tertentu (misalnya, hemofilia), sekelompok penyakit yang sama (misalnya, kanker), atau pajanan tertentu (misalnya, racun seperti PCB yang ditemukan di situs limbah berbahaya)
• Pengumpulan data individu dari berbagai sumber (misalnya, catatan dokter, ringkasan rumah sakit, laporan Patologi, statistik vital)
• Aktif menentukan kasus dengan meninjau sumber kemungkinan sebagai arahan (misalnya memeriksa catatan keluar rumah sakit untuk bukti cacat lahir)
• Menunjukkan penyelidikan lanjutan dan data koleksi pada orang-orang yang terdaftar dalam registri (menentukan status kanker pendaftar dengan catatan statistik vital) akan menambah biaya (aktif mencari dan menghubungkan data dari berbagai sumber dari waktu ke waktu membutuhkan biaya yang mahal)

Statistik vital yang disusun untuk berbagai peristiwa, meliputi kelahiran, kematian, kematian janin, pernikahan, dan perceraian. Pada saat kelahiran atau kematian terjadi, surat diajukan kepada Kantor Statistik vital setempat, yang mengelola catatan dan pengiriman surat asli ke kantor negara statistik vital.

Ringkasan kasus adalah proses otomatisasi atau manual yang dilakukan oleh staf departemen informasi kesehatan (misalnya, abstractor) dengan mengumpulkan informasi pasien untuk menentukan status sistem pembayaran kedepan, menghasilkan indeks (misalnya, index penyakit), dan data laporan untuk meningkatkan kualitas pemerintah pusat dan negara bagian. Sistem ringkasan kasus terotomatisasi memungkinkan fasilitas perawatan kesehatan:

• Menghitung PPS pengganti  (misalnya, kelompok diagnostik terhubung, DRGs)
• Membuat dan mengelola ringkasan catatan pasien (gambar 8-11) dalam sistem perangkat lunak
• Menghasilkan kasus abstrak statistik (misalnya, laporan kerusakan)
• Menghasilkan laporan dan statistik untuk analisis kasus campuran (studi tentang jenis pasien yang dirawat oleh penyedia pelayanan kesehatan)
• Menghasilkan laporan khusus sesuai dengan kriteria yang ditetapkan pengguna
• Meninjau biaya pasien secara bersamaan (pasien yang dirawat sementara)
• Mengirimkan data laporan wajib untuk pemerintah pusat dan negara bagian

Sistem ringkasan kasus manual memerlukan staf departemen informasi kesehatan untuk memasukkan data pasien pada formulir ringkasan kasus (gambar 8-12) dan menyerahkan formulir kepada vendor untuk entri data. Ketika Departemen informasi kesehatan rumah sakit tidak lagi secara rutin membuat ringkasan kasus pasien manual, penyedia pelayanan kesehatan yang lebih kecil (klinik kesehatan) dapat digunakan untuk menerapkan sistem ringkasan manual.